L’audit interne fait partie intégrante du fonctionnement d’un système de management ISO. Pourtant, avec le temps, il peut parfois devenir un exercice réalisé essentiellement pour répondre aux exigences de la norme ou préparer un audit de certification.
Faire appel ponctuellement à un auditeur extérieur permet d’apporter un regard différent sur le système de management, son fonctionnement réel et la manière dont il est approprié par les équipes.
L’objectif n’est pas seulement de vérifier la conformité. Un audit interne peut également être l’occasion de prendre du recul, d’identifier des pistes d’amélioration et parfois de remettre en dynamique un système de management qui s’est progressivement essoufflé.
Pourquoi faire réaliser un audit interne ISO par un intervenant extérieur ?
L’audit interne peut parfaitement être réalisé par des personnes appartenant à l’entreprise, dès lors qu’elles disposent des compétences nécessaires et peuvent conduire l’audit avec suffisamment d’objectivité.
Faire appel ponctuellement à un auditeur extérieur présente cependant un autre intérêt : celui d’apporter un regard neuf sur un système de management que les équipes connaissent parfois tellement bien qu’il devient difficile d’en percevoir certains dysfonctionnements ou certaines possibilités d’amélioration.
L’intervenant extérieur n’est pas impliqué dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il peut ainsi questionner des pratiques devenues habituelles : « Pourquoi faites-vous ainsi ? », « Cette procédure correspond-elle encore à votre fonctionnement réel ? », « Cet indicateur vous est-il réellement utile ? »
Ce regard extérieur peut être particulièrement intéressant lorsqu’un système de management existe depuis plusieurs années, lorsqu’une nouvelle personne en reprend la responsabilité ou encore lorsque l’entreprise souhaite faire un état des lieux avant de faire évoluer son organisation.
L’impartialité de l’auditeur permet également de porter un regard transversal sur les différents processus et d’échanger avec les équipes sans être directement impliqué dans les relations hiérarchiques ou les habitudes internes.
Faire réaliser un audit interne par un intervenant extérieur ne consiste donc pas simplement à externaliser une obligation : c’est aussi l’occasion de confronter son système de management à un regard différent.
Prendre du recul sur son système de management
Avec le temps, un système de management peut évoluer par petites touches : de nouvelles procédures sont ajoutées, des indicateurs sont créés, certaines pratiques changent tandis que d’autres sont conservées par habitude.
Il peut alors apparaître un écart entre le système tel qu’il est décrit et la manière dont l’entreprise fonctionne réellement.
L’audit interne permet justement de confronter les exigences du système de management à la réalité du terrain. L’objectif n’est pas de vérifier uniquement que les documents existent, mais de comprendre comment les processus fonctionnent réellement et s’ils contribuent aux objectifs de l’entreprise.
Le regard extérieur permet également de questionner l’utilité de certaines dispositions. Une procédure qui n’est plus utilisée, un indicateur qui n’aide plus à prendre de décision ou un enregistrement réalisé uniquement parce que « nous avons toujours fait comme ça » méritent d’être interrogés.
L’audit peut ainsi mettre en évidence des écarts, mais également des pratiques devenues trop complexes, des outils qui pourraient être simplifiés ou, au contraire, des bonnes pratiques qui gagneraient à être déployées plus largement.
Prendre du recul sur son système de management, c’est finalement vérifier qu’il reste au service de l’entreprise et non que l’entreprise travaille uniquement pour faire vivre son système de management.
Un audit interne peut aussi devenir un véritable diagnostic
Un audit interne est généralement organisé pour évaluer la conformité et l’efficacité d’un système de management. Mais selon le contexte de l’entreprise, il peut aller plus loin et constituer un véritable état des lieux de son fonctionnement.
C’est notamment le cas lorsqu’un système de management existe depuis plusieurs années et doit être repris par une nouvelle personne, lorsqu’il a progressivement perdu de sa dynamique ou lorsque l’entreprise souhaite savoir précisément où elle en est avant d’engager une évolution.
J’ai notamment rencontré cette situation lors d’une mission au cours de laquelle l’entreprise souhaitait disposer d’un regard extérieur sur un système de management devenu vieillissant. L’audit interne a permis bien sûr d’identifier les écarts et les points d’amélioration, mais également de faire ressortir les pratiques qui fonctionnaient bien et sur lesquelles l’entreprise pouvait s’appuyer.
Les échanges menés avec les différents pilotes de processus ont également permis de mieux comprendre leurs difficultés, leurs besoins et leur perception du système de management. L’audit est ainsi devenu un point de départ pour remettre en perspective certaines pratiques et redonner du sens à la démarche.
Dans ce type de situation, le rapport d’audit ne constitue donc pas une finalité. Il fournit à l’entreprise une photographie de son système de management à un instant donné, à partir de laquelle elle peut définir ses priorités et construire un plan d’amélioration adapté à sa situation.
Faire de l’audit un outil utile aux équipes
Un audit interne ne devrait pas être vécu comme un contrôle destiné uniquement à rechercher des écarts. Pour être réellement utile, il doit aussi constituer un moment d’échange avec les personnes qui font vivre les processus au quotidien.
Les collaborateurs disposent d’une connaissance concrète de leur activité : ils connaissent les difficultés rencontrées, les contraintes opérationnelles, les outils qui fonctionnent et ceux qui sont parfois moins adaptés à la réalité du terrain. L’audit permet de confronter cette expérience aux exigences du système de management.
La manière de conduire les entretiens est donc essentielle. Questionner, écouter et observer permet souvent d’aller beaucoup plus loin qu’une simple vérification documentaire.
Cette approche permet également de mieux associer les équipes à la démarche d’amélioration. Un écart ou une piste de progrès est plus facilement compris lorsqu’il résulte d’un échange sur le fonctionnement réel que lorsqu’il apparaît simplement comme une remarque supplémentaire dans un rapport d’audit.
L’audit peut ainsi contribuer à faire émerger des solutions avec les personnes concernées, à valoriser les bonnes pratiques existantes et à redonner du sens à certaines exigences du système de management.
Un audit interne réussi n’est donc pas seulement celui qui produit un bon rapport : c’est celui qui donne à l’entreprise et à ses équipes des éléments utiles pour progresser.
Un accompagnement adapté aux PME
Les PME ne disposent pas toujours des ressources internes permettant de réaliser leurs audits avec le recul et la disponibilité nécessaires. Les personnes compétentes sont souvent directement impliquées dans le fonctionnement des processus qu’elles seraient amenées à auditer.
Faire appel ponctuellement à un auditeur externe permet de disposer de la compétence nécessaire au moment où l’entreprise en a besoin, sans pour autant externaliser l’ensemble de son système de management.
L’intervention peut répondre à des situations très différentes : réaliser tout ou partie du programme d’audits internes, préparer une échéance de certification, faire un état des lieux d’un système existant ou encore accompagner une nouvelle personne dans la reprise d’un système de management.
CBA Consult réalise des audits internes dans le cadre des systèmes de management ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 et ISO 50001, avec une approche qui ne se limite pas à la recherche de conformité.
L’objectif est de fournir à l’entreprise un regard indépendant et des constats utiles, mais surtout de faire de l’audit un véritable outil d’amélioration adapté à son organisation et à ses enjeux.
Vous souhaitez réaliser un audit interne ou disposer d’un regard extérieur sur votre système de management ?