Un.e Responsable QSE quitte l’entreprise.
Ou il(elle) est absent.e depuis plusieurs semaines.
L’audit de suivi est prévu dans trois mois.
Les plans d’action sont ouverts. Les indicateurs doivent être mis à jour. Les exigences réglementaires, elles, ne s’arrêtent pas.
Dans ces situations, la première réaction est souvent la même : « Il faut recruter rapidement. »
Pourtant, par expérience, ce n’est pas toujours la première décision à prendre.
La priorité consiste d’abord à sécuriser la continuité des missions essentielles, puis à déterminer quelle organisation sera la plus adaptée sur le long terme.
Ce qui devient critique dès les premiers jours
Lorsque la fonction QSE repose principalement sur une seule personne, son absence peut rapidement créer plusieurs zones de fragilité.
Les premières questions à se poser sont généralement celles-ci :
- Un audit interne ou un audit de certification est-il prévu prochainement ?
- Qui suit les actions ouvertes ?
- La veille réglementaire continue-t-elle ?
- Les obligations liées au DUERP, aux formations ou aux contrôles réglementaires sont-elles maîtrisées ?
- Les responsables de service / pilotes de processus savent-ils ce qu’ils doivent poursuivre sans attendre ?
L’objectif n’est pas de maintenir absolument toutes les activités au même rythme.
Il s’agit d’identifier ce qui ne peut pas attendre.
Comment savoir si votre entreprise est concernée ?
L’absence ou le départ d’un Responsable QSE ne crée pas toujours immédiatement une situation critique. Dans une organisation mature, certaines missions peuvent continuer à être assurées temporairement par les équipes.
En revanche, certains signaux doivent alerter, notamment lorsque :
- un audit interne, de certification ou de suivi approche et personne ne pilote réellement sa préparation ;
- les plans d’actions commencent à prendre du retard ou certaines actions restent sans responsable clairement identifié ;
- les indicateurs ne sont plus suivis ou analysés avec la même régularité ;
- la veille réglementaire, les contrôles périodiques ou certaines échéances commencent à être traités au fil de l’eau ;
- les pilotes de processus continuent à assurer leurs missions, mais sans coordination globale du système de management ;
- les sujets QSE sont progressivement absorbés par d’autres fonctions qui n’ont ni le temps ni nécessairement les compétences pour les piloter durablement ;
- une grande partie de la connaissance du système reposait sur la personne absente : historique des décisions, relations avec l’organisme certificateur, fonctionnement des processus, exigences clients ou réglementaires ;
- vous savez qu’un recrutement sera probablement nécessaire, mais vous ne savez pas encore précisément quel profil recruter ni quelles missions lui confier.
Pris isolément, chacun de ces signaux n’est pas forcément préoccupant. C’est leur accumulation et leur durée qui peuvent progressivement fragiliser l’organisation.
Le risque est d’ailleurs rarement que le système QSE « s’arrête » du jour au lendemain. Il continue souvent à fonctionner, mais de moins en moins bien : les urgences prennent le dessus, certaines échéances sont repoussées, les actions s’accumulent et le système de management perd progressivement son rôle de pilotage.
C’est à ce moment qu’une solution de transition peut avoir du sens : non pas simplement pour remplacer la personne absente, mais pour maintenir les activités essentielles, sécuriser les prochaines échéances et donner à l’entreprise le temps de réfléchir à son organisation future.
Car derrière la question « Comment remplacer notre Responsable QSE ? » se cache parfois une question plus importante :
« De quelle fonction QSE notre entreprise a-t-elle réellement besoin aujourd’hui ? »
Faut-il recruter immédiatement ?
Pas forcément.
Lorsqu’un Responsable QSE quitte l’entreprise, le premier réflexe est souvent de lancer rapidement son remplacement en recherchant un profil aussi proche que possible de celui qui occupait le poste.
Pourtant, chercher le clone de la personne qui part serait souvent une erreur.
Un départ peut aussi être l’occasion de prendre du recul et de s’interroger sur les besoins actuels de l’entreprise.
Les missions confiées au Responsable QSE correspondent-elles encore réellement aux enjeux de l’organisation ? Certaines doivent-elles être renforcées, réorganisées ou confiées à d’autres fonctions ? Le niveau d’expérience recherché est-il toujours le bon ? L’entreprise a-t-elle réellement besoin d’un Responsable QSE à temps plein ou une autre organisation serait-elle plus pertinente ?
L’entreprise, ses activités et ses enjeux ont parfois beaucoup évolué depuis la création du poste ou le précédent recrutement. Le profil dont elle a besoin aujourd’hui n’est donc pas nécessairement celui dont elle avait besoin hier.
La période de transition peut ainsi servir à sécuriser les missions prioritaires tout en prenant le temps de redéfinir le périmètre du poste, les compétences attendues et le mode d’organisation le plus pertinent.
Si le besoin correspond finalement à une fonction permanente et à temps plein, le recrutement sera naturellement la bonne solution. Mais il pourra alors être réalisé sur la base du besoin futur de l’entreprise, plutôt que dans l’urgence de remplacer à l’identique la personne qui vient de partir.
Sécuriser l’urgence d’abord. Redéfinir le besoin ensuite. Recruter si c’est la bonne réponse.
Quelles solutions pour assurer la continuité ?
Il n’existe pas une réponse unique. Selon la maturité de l’organisation, la charge de travail, les compétences disponibles et les échéances à venir, plusieurs solutions peuvent être envisagées, voire se succéder dans le temps.
1. Répartir temporairement certaines missions en interne
Lorsque l’organisation est suffisamment mature, certaines activités peuvent être reprises provisoirement par différents responsables.
Un pilote de processus peut continuer à suivre ses indicateurs, les RH certaines actions de prévention, la Direction le suivi d’un plan d’actions ou les responsables opérationnels les sujets relevant directement de leur activité.
Cette solution peut être parfaitement adaptée pour une période courte.
Elle atteint cependant ses limites lorsque personne ne conserve la vision globale et la coordination du système de management. Le risque est alors que chacun continue à gérer sa partie tandis que les sujets transversaux sont progressivement laissés de côté.
2. Recruter un nouveau Responsable QSE
Lorsque les missions représentent réellement une charge permanente et nécessitent une présence régulière dans l’entreprise, le recrutement reste souvent la solution la plus pertinente.
Mais le recrutement prend du temps.
La période qui sépare le départ de l’ancien Responsable QSE de l’arrivée puis de la montée en compétence de son successeur doit donc également être anticipée.
Cette période peut justement permettre à l’entreprise de redéfinir le poste et de recruter sur la base de ses besoins actuels et futurs.
3. Faire appel temporairement à une compétence externe
Une troisième possibilité consiste à confier provisoirement tout ou partie de la fonction à un intervenant externe.
L’objectif n’est alors pas nécessairement d’externaliser durablement la fonction QSE.
Il peut simplement s’agir de sécuriser les échéances importantes, reprendre le pilotage des actions, maintenir la dynamique du système de management et accompagner l’entreprise pendant qu’elle définit son organisation future.
Cette solution peut durer quelques semaines ou quelques mois.
Elle peut s’arrêter avec l’arrivée du nouveau Responsable QSE.
Elle peut également évoluer vers une organisation externalisée ou à temps partagé si l’entreprise constate que cette solution correspond finalement mieux à ses besoins.
Quelle solution choisir ?
Une mission ponctuelle qui est devenue une collaboration durable
C’est d’ailleurs ainsi qu’a débuté l’une de mes collaborations les plus longues.
Lorsque ECF Group a fait appel à CBA Consult, le besoin était initialement très précis : accompagner l’entreprise afin de sécuriser un audit de suivi tierce partie.
Il n’était pas question, au départ, d’externaliser durablement la fonction Qualité.
Il fallait répondre à une échéance et assurer la continuité.
Cette première intervention a permis de mieux comprendre l’organisation, ses enjeux, le fonctionnement de son système de management et les besoins réels de l’entreprise.
La mission a ensuite progressivement évolué.
Six ans plus tard, j’assure toujours la fonction de Responsable Qualité externalisé d’ECF Group.
Ce n’était pas la solution décidée à l’avance.
Elle s’est construite progressivement parce qu’elle correspondait aux besoins de l’entreprise.
Et c’est probablement l’un des enseignements les plus importants de ce type de situation : une période de transition peut aussi permettre de tester une nouvelle organisation avant de décider de la pérenniser.
Une urgence QSE n'impose pas toujours une solution définitive
Un départ, une absence prolongée ou une échéance importante peut pousser l’entreprise à vouloir trouver immédiatement une solution définitive.
Pourtant, il peut être plus pertinent de dissocier deux décisions :
ce qu’il faut faire maintenant pour sécuriser la situation, et l’organisation QSE dont l’entreprise aura réellement besoin demain.
La première décision peut parfois être prise en quelques jours.
La seconde mérite davantage de recul.
Cette distinction permet également d’éviter qu’un audit, une certification ou une situation particulière ne conduise à dimensionner toute l’organisation QSE autour d’un besoin qui n’est que temporaire.
Ce que je recommande en pratique
1. Quelles sont les missions et échéances qui ne peuvent pas attendre ?
Audit de certification ou de suivi, obligations réglementaires, plans d’actions critiques, exigences clients, prévention des risques… Il faut d’abord sécuriser ce qui pourrait réellement mettre l’entreprise en difficulté.
2. Quelles missions les équipes peuvent-elles continuer à assurer de manière autonome ?
L’objectif n’est pas de transférer artificiellement toute la fonction QSE à d’autres collaborateurs, mais d’identifier les compétences déjà présentes dans l’organisation.
3. De quelle fonction QSE l’entreprise aura-t-elle réellement besoin dans six mois ou un an ?
C’est probablement la question la plus importante.
Temps plein, temps partagé, fonction externalisée, profil plus opérationnel, davantage orienté système de management, environnement ou Santé-Sécurité : le départ d’une personne peut être l’occasion de repenser la fonction plutôt que de simplement la remplacer.
Besoin de sécuriser votre fonction QSE ?
CBA Consult accompagne des PME et des ETI dans le pilotage de leurs systèmes de management Qualité, Sécurité et Environnement.
Une intervention peut répondre à une situation ponctuelle : absence, départ, audit à préparer, certification ou période de transition.
Elle peut également prendre la forme d’une fonction de Responsable QSE ou Responsable Qualité externalisé lorsque cette organisation correspond mieux aux besoins de l’entreprise.
L’objectif reste le même : sécuriser la situation immédiate tout en construisant une organisation adaptée à la réalité de l’entreprise.
Vous êtes confronté au départ ou à l’absence de votre Responsable QSE ? Échangeons sur votre situation.